За да се обработва в информационната система, всяка молба трябва първо да се заведе във съответния входящ дневник. Във всеки момент от съществуването си в системата, молбите имат определен статус. При въвеждане в дневниците, те получават статус „Новопостъпила“.
Всяка организационна единица вижда само своите дневници в системата. Номерацията в дневниците се поддържа на ниво организационна единица. Локалният администратор системата, има възможност да настройва брояча за номерацията в дневниците за своята организационна единица.
Входящият номер в дневника носи информация за вида на дневника, организационната единица и поредност на подаването. Времето на подаване на молбата се записва в системата с точност до минута.
Функциите по работа с входящите дневници са реализирани в таб „Дневници“ от основното меню на системата:
фигура 58
Линкът в името на дневника води към съдържанието на самия дневник.
Бутонът със знак „+“, срещу името на дневника, извиква екран за добавяне на нов ред в дневника. Този бутон е видим, само за дневниците, за които текущият потребител на системата има права за завеждане на входящи документи.
В най-дясната колона е показан броят на неразпределените записи в дневника. Натискането с мишката върху числото води до отваряне на страница за разпределението на работата по молбата. Тази колона е видима, само за потребители на системата, които имат права за разпределяне на входящи документи.
Менюто вдясно позволява:
•Бързо търсене на всички молби подадени от определено лице и копиране на подходящ запис от предишно подаване на молба;
•Разпределение на молби, съобразно районите и натовареността на служителите – достъпна само за потребители на системата, които имат права за разпределяне на входящи документи.