Всяка молба (заявление), постъпило в системата, преминава през различни състояния – „Новопостъпила“, „Разпределена“, „В обработка“ и т.н. Различните видове молби имат различна „пътека“ на одобрение и могат да преминават през различни състояния по време на обработката им в системата. Тези „пътеки“ са предварително зададени и могат да бъдат променяни само от разработчика на системата. Пътеките на одобрение, по типове, могат да бъдат разгледани в меню „Администрация“ => група „Системни настройки“ => „Пътеки за одобрение“. При обработката си, някои документи минават през състояние „Предложен за …“, след което е необходимо действие от оторизиран служител, за одобрение или отхвърляне на предложението. В други случаи е необходима промяна на статус на документ за отстраняване на техническа грешка, преразпределение и др. Всички тези дейности се извършват от меню „Обработки“ => група „Заповеди и статуси на подадени документи“.
Реализираната тук функционалност на системата осигурява:
•Одобрение или отхвърляне на предложение по входящ документ;
•Масова промяна на статуси на входящи документи;
•Промяна на статус на документ за отстраняване на техническа грешка;
•Обработка на обжалвания на заповеди;
•Масово отпечатване на заповеди;
•Редакция на атрибути на заповед;
•Справки по статуси на входящи документи.
ВНИМАНИЕ: Един потребител, не може да одобрява предложения, които той е направил! Тази дейност може да се извърши само от друг потребител със съответните права.
В горната част на екрана са показани възможните филтри:
фигура 424
•Вид – избор на пътека за одобрение;
•Статус – избор на конкретен статус от избраната пътека за одобрение;
•Показвай история – по подразбиране интерактивната справка показва само последното състояние на документите в системата. Този филтър позволява да се разгледат, или да се направи справка (търсене), едновременно по всички статуси на документите в системата.
За използването на някои функционалности, поставянето на филтри е задължително.