Формата за регистриране на първичен документ се състои от няколко региона, в зависимост от това каква информация е нужно да бъде въведена в системата за обработка на заявлението. Докато потребителят на системата работи по конкретно заявление, то преминава през различни състояния, които определят какви данни могат да се въвеждат. По едно заявление възможно да не е започнато да се работи, да се работи или да е завършена работата по него.