Във всеки един момент от съществуването си в системата, молбите/заявленията имат определен статус. Поредицата от състояния (статуси) през които преминава молбата, за да бъде обработена, в тази система наричаме „пътека на одобрение“. Различните видове молби преминават различен път на обработка и съответно различни статуси. От текущия статус на молбата/заявлението зависи какви действия могат да се извършват с нея, дали може да се променя или изтрива и др.
Пътеките на одобрение се състоят от състояния и описание на възможните преходи между тях. Състоянията (статусите) и преходите са дефинирани от разработчика и не могат да се променят от администратора на системата. В менюто за системни настройки, пътеките на одобрение са достъпни за администраторите на системата само за справка.