В системата, не се изтрива информация за подадена молба. Натрупването на много информация постепенно забавя търсенето и работата на системата. За някои справки също е важно да се знае, дали по конкретна молба все още може да възникне работа или работата по нея е приключила. Затова молбите/заявленията в системата са разделени на „активни“ и „архивирани“.
Една молба е „активна“ докато по нея има неполучени/неначислени суми или неполучени удостоверения, винетки и др. Молбата минава в състояние „архивирана“, когато всички възможни суми по нея са получени/сторнирани или издадените въз основа на молбата документи са получени от подателя.
За целта се използва автоматична процедура, която проверява активните молби и маркира тези, по-които работата е приключила като „архивирани“. В последствие, освен при справките, при търсене на молба в системата потребителят може да избира - да търси само в „активни“-те молби или във всички.