В ежедневната си работа експертите в ДСП използват данни осигурявани от външни за АСП организации. Файлове съдържащи тези данни постъпват в ЦУ на АСП регулярно, съгласно съответни договорености. Тези файлове съответстват на ясни и точно определени спецификации.
Основна дейност в подсистема „Външни бази данни“ е осигуряването на възможност тези данни да бъдат разположени на достъпно за съответните функции място. „Разполагането на данните в ИИС“ представлява изпълнение на дейност „Регистрация (качване) на външна база данни“. Допълнителни дейности, които подпомагат основната са:
- Премахване на „качена“ външна база данни;
- „Контролни“ справки по ЕГН, ЛНЧ или друг идентификатор на физическо лице за календарен период от време;
- Обобщени справки за състоянието на „външните бази данни“.
ВНИМАНИЕ:
1. В обхвата на подсистема „Външни бази данни“ не влизат справки, които експертите на ДСП по места изпълняват в ежедневната си оперативна работа върху данните осигурявани от външна база. Там където са необходими такива, те са предмет на автоматизация в съответната подсистема на ИИС – например „Социално подпомагане“, „Закрила на детето“ и т.н..
2. Подсистема „Входни бази данни“ е автономна спрямо останалите подсистеми в ИИС. Това означава, че нито една от дейностите, които тя включва няма право и не променя данни с които функционират останалите подсистеми!
Тази организация на автоматизацията е следствие на различните отговорности, които различните служители в АСП имат по отношение на изпълняваните дейности. Администратор, който обслужва „външните бази данни“ няма права да променя данни по „картоните“ на лицата в ИИС на базата на които са предприети някакви действия - например не може да променя вече „свалена“ в картона информация от направена справка от експерт във външна база данни. Но той (администратора) е длъжен при необходимост от качване на файл (например да замени файл в ИИС за който е констатирано, че съдържа грешна информация) да го направи без ИИС да създава пречки за това. Подобна ситуация налага всеки от експертите по места да повтори работата, която е била свързана с използване на външни данни. ИИС не съдържа механизъм за автоматизирано информиране. Затова в такива случаи то следва да се изпълнява с подходящи средства извън ИИС.