Една ведомост в информационната система преминава през следните състояния:
•Ново създадена – ведомостта е създадена, на този етап тя може да бъде прегледана и при необходимост изтрита и създадена отново с други критерии;
•Одобрена – одобрена ведомост не може да се изтрива или променя;
•Изпратена на счетоводството – за ведомост, която е изпратена на счетоводството, се очаква да се върне обратна информация за реално изплатени и депонирани суми. На този етап могат да се нанасят корекции по статуса на сумите включени във ведомостта;
•Приключена – след, като всички депонирани/сторнирани суми са отразени, ведомостта се приключва. По приключена ведомост не могат да се правят никакви корекции. Ведомостите остават в системата в състояние „приключена“ и по тях могат само да се правят справки.